Öffentliche Stellenausschreibung: Assistenz (m/w/d) Vorzimmer der Amtsleitung

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und –erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Das Tiefbau- und Verkehrsamt übernimmt die Aufgaben des Straßenbaulastträgers und der Unteren Straßenverkehrsbehörde. Rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verantwortlich für den Bau, die Erhaltung und den Betrieb der öffentlichen Straßen, Wege und Plätze, der Brücken und weiterer Ingenieurbauten einschließlich der Beleuchtungs-, Verkehrsleit- und Straßenentwässerungsanlagen. Unter anderem 10,5 Millionen Quadratmeter Verkehrsanlage haben die TVA-ler im Blick, um die Verkehrssicherheit in der Landeshauptstadt zu gewährleisten.

Das Aufgabengebiet umfasst die Führung des Amtsleitersekretariates sowie die Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Amtsleitung. Hierbei planen, koordinieren und überwachen Sie die Termine der Amtsleitung und organisieren den Besucherverkehr, führen die Wiedervorlage, sichten die Sitzungsprotokolle der DBOB, Ausschüsse und Stadtratssitzungen, stellen Unterlagen für die Leitungsberatungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen zusammen und leiten Presseanfragen weiter. Auch die Wahrnehmung von Teilaufgaben des Beschwerdemanagements, die Aufbereitung und Weiterleitung von statistischen Daten, die Wahrnehmung von Aufgaben in Angelegenheiten der Personalverwaltung und die Erteilung mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie Sprechzeiten gehört zu Ihren Aufgaben. Zudem führen Sie Schreib- und Büroarbeiten aus, nehmen Unterstützungsleistungen im Zuge der Digitalisierung wahr und arbeiten in der Vordruck- und Formularsachbearbeitung mit. Zur Wahrnehmung der Tätigkeit gehört die Vertretung der Kolleginnen der weiteren Sekretariatsstellen innerhalb des Amtes bei deren  Abwesenheit.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, vorzugsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder als Bürokaufmann/-frau

Weiterhin wichtig sind uns:

• Kenntnisse der allgemeinen Verfahrensabläufe in einer öffentlichen Verwaltung
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Standardsoftware und Bereitschaft zur Einarbeitung in die fachspezifische Software
• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• die Fähigkeit qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse zu erzielen, eine effiziente Arbeitsweise, ausgeprägte Planungs- und Organisationskompetenz, die Fähigkeit zur Zusammenarbeit und einem damit einhergehenden teamorientierten Arbeiten sowie eine sehr gute mündliche Ausdrucksweise und eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Bewertung:

E 6 TVöD  (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

• Auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung (m/w/d) in der Sprache wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit in unserer Ausschreibung verzichtet.
• Die Stadt Erfurt sieht sich der Vielfalt verpflichtet, engagiert sich für Chancengleichheit und fördert Integration und Inklusion. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
• Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.
• Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
• Sollten keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung bestehen, sind die Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt zu senden. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Wir bitten um Beachtung der Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren" (www.erfurt.de/ef139794), sowie  "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren Ausbildung" (www.erfurt.de/ef139942) einsehbar sind.

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle wenden Sie sich an: Frau Lahs, Tel. 0361 655 3121

Ihre Ansprechpartnerin im Personal- und Organisationsamt ist: Frau Nitschke, Tel. 0361 655 2152