Geoinformation, Bodenordnung, Liegenschaften: Liegenschaften (Merkblatt zum Datenschutz)

Verantwortlicher laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Zwecke der Datenverarbeitung sind auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO wie folgt:

Der Verantwortliche führt die Verarbeitung im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO durch. Es werden nur die für den entsprechenden Zweck relevanten und erforderlichen Daten verarbeitet.

Der Verantwortliche nimmt die formelle Eigentümerfunktion für den gesamten städtischen Grundbesitz wahr und ist für die Verwaltung und Bewirtschaftung des kommunalen Grundvermögens zuständig.

Im Rahmen dieser Aufgabe werden die personenbezogenen Informationen aus den bereitgestellten ALKIS-Daten (Amtliches Liegenschaftskatasterinformationssystem) zu den Eigentümern von Flurstücken genutzt. Zusätzlich werden bei Eintragungen von Belastungen im Grundbuch, für Grundvermögen, das sich im Eigentum der Stadt befindet, allgemeine Personendaten zu den begünstigten  Personen erhoben. Des Weiteren erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten, bei denen eine Beantragung oder Bescheidung nach VermG, VZOG oder dem Entschädigungsgesetz vorliegt und die Stadt Erfurt beteiligt ist. Bei der öffentlichen Ausschreibung von Grundstücken zum Verkauf, zur Vergabe von Erbbaurechten sowie zur  Vermietung und Verpachtung erfolgt die Verarbeitung mit dem Ziel der Prüfung und Wertung der Gebote, zur Dokumentation des Zuschlagverfahrens sowie zur Kommunikation mit den Bewerbern (Versenden von Exposes, Terminvereinbarungen, etc.).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt des Weiteren im Zusammenhang mit Vertragsanbahnungen/ -verhandlungen/ -durchführungen/ -abwicklungen und -abschlüssen

• bei der Abwicklung aller Rechtsgeschäfte des Grundstückverkehrs, wie Ankauf, Verkauf oder Tausch von Grundstücken sowie Abschluss von Erbbaurechtsverträgen
• bei der Vermietung und Verpachtung von Flächen, Gebäuden und Gebäudeteilen sowie der Betriebskostenabrechnung für vermietete Objekte
•  bei der Erteilung von nachbarrechtlichen Zustimmungen
• beim Abschluss von Gestattungsverträgen
• zur Bestellung von Dienstbarkeiten
• bei der Erteilung von Löschungsbewilligungen, Rangänderungen und Pfandfreigaben für Belastungen im Grundbuch
• beim Abschluss von Gestattungen zur Sicherung von Leitungsrechten auf Grundstücken
• beim Abschluss von Nutzungsverträgen für städtische Flächen für die Dauer von Baustelleneinrichtungen, Grabungen oder Veranstaltungen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO) erfolgt auf der Grundlage von Art.6 Abs.1 lit. b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 27 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: "Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. "
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: "Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt."
• Die fachrechtlichen Verarbeitungserfordernisse erwachsen u.a. aus folgenden Rechtsgrundlagen:
  • ThürKO §1-3, 66, 67 , DA 2.10 zur Verwaltung und zum Umgang mit dem städtischen Grundstücksbestand, BGB,
  • Art. 233 EGBGB , SachenRBerG, VerkFlBerG, ErbbauVO
  • BauGB, VermG, VZOG, Entschädigungsgesetz

Eine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen findet auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO nicht statt.

Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO für die Dauer von:

Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Aufgabenerfüllung notwendig ist.

Diese sind u.a. in der Dienstanweisung 4.02 "Schriftgutordnung für die Stadtverwaltung Erfurt" geregelt.

Die Aufbewahrungsfrist in der Registratur beginnt am 1. Januar des nach der Schlussverfügung (zdA) oder der entsprechenden elektronischen Speicherung folgenden Jahres.

So ergeben sich z.B. folgende Aufbewahrungsfristen:

• Allgemeines Grundvermögen (30 Jahre)
• Urkunden über Grundstücke und Lagepläne (30 Jahre)
• Unterlagen über Grundstücksrechte, Verbindlichkeiten (30 Jahre)
• Grundbücher (30 Jahre)
• Miet- und Pachtverträge (30 Jahre)
• Erbbaurechtsverträge (10 Jahre mit Erlöschen der Erlaubnis)
• Grundstücksakten (10/30 Jahre)
• Gestattungsverträge (10 Jahre nach Ablauf)
• Grundstückskaufverträge (30 Jahre)
• vertragliche Ansprüche (30 Jahre)
• Ausübung Vorkaufsrecht (10 Jahre)
• Miet- und Pachtzinsakten (4 Jahre)
• Grundstücksverkehr (5 Jahre)

Die nachfolgenden Rechte bestehen auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung, sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von  dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer  besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung, sie betreffende personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DSGVO).

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu  erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DSGVO).

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO) ist gesetzlich vorgeschrieben und für einen Vertragsabschluss erforderlich.

Sie sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Die Folgen Ihrer Nichtbereitstellung sind:

Es ist kein Vertragsabschluss möglich.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling genutzt. (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)

Sollte im Rahmen einer zukünftigen Verarbeitung eine Zweckänderung vorgenommen werden, werden Sie hierüber informiert, soweit hierzu eine gesetzliche Pflicht besteht. (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)