Jugendamt: Familienpass (Merkblatt zum Datenschutz)
Verantwortlicher laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:
Landeshauptstadt Erfurt, Der Oberbürgermeister
Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:
Stadtverwaltung Erfurt, Jugendamt
Stadtverwaltung Erfurt, Datenschutzbeauftragter
Zwecke der Datenverarbeitung sind auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO wie folgt:
Erfurter Familien können den Familienpass ab 2021 online über die Internetseite online-dienste.erfurt.de beantragen.
- Dazu geben die Familien in dem dort eingerichteten Online-Assistenten alle notwendigen Angaben ein, die zur Überprüfung der Anspruchsberechtigung auf einen Familienpass notwendig sind. Der Online-Assistent ist mit einem internen E-Mail-Postfach verknüpft. Über dieses Postfach erhalten die zuständigen Mitarbeiter/innen des Jugendamtes die personenbezogenen Daten aus dem Online-Assistenten.
- Die zuständigen Mitarbeiter/innen nehmen anschließend einen Abgleich der per E-Mail erhaltenen Daten mit den Daten aus dem Einwohnermelderegister vor, um die Anspruchsberechtigung auf einen Familienpass zu überprüfen.
- Hat sich der Anspruch bestätigt, tragen die zuständigen Mitarbeiter/innen des Jugendamtes die Daten des ältesten minderjährigen Kindes der beantragenden Familie in eine Access-Datenbank ein, um Mehrfachausgaben des Familienpasses zu vermeiden. Im Anschluss wird der Familienpass den Antragstellern per Post zugestellt.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO) erfolgt auf Grundlage von:
Die Verarbeitung Ihrer und der personenbezogenen Daten Ihres Kindes erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligungserklärung).
Auf Grundlage Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO erhalten Ihre personenbezogenen Daten folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern:
- zuständige Mitarbeiter/innen im Jugendamt, die Zugriff auf das interne E-Mail-Postfach haben
- zuständige Mitarbeiter/innen Bürgeramt (Einwohnermelderegister), Bearbeiter/innen im Jugendamt
- zuständige Mitarbeiter/innen Online-Bestellung Familienpass im Jugendamt
Auch Mitarbeiter/innen des Bürger- und Sozialamtes haben Zugriffe auf die genannte Access-Datenbank und das Einwohnermelderegister, nutzen diese aber im Zusammenhang mit dem Familienpass nur bei einer Vor-Ort-Ausgabe.
Eine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen findet auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO nicht statt.
Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO für die Dauer von:
- internes E-Mail-Postfach: Ihre Daten werden unverzüglich gelöscht, nachdem die E-Mail bearbeitet und der Familienpass versandfertig gemacht wurde (spätestens innerhalb von 3 Werktagen).
- Einwohnermelderegister: keine Löschung - Im Rahmen des beschriebenen Zweckes findet nur ein Abgleich der Daten statt.
- Access-Datenbank: Die Daten Ihres ältesten minderjährigen Kindes, welches in Ihrem Haushalt lebt, werden jeweils zum Ende eines Jahres gelöscht.
Die nachfolgenden Rechte bestehen auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung, sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung, sie betreffende personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DSGVO).
Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DSGVO).
9. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Art. 13 Abs. 2 lit. c DSGVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Daher haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling genutzt. (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)
Sollte im Rahmen einer zukünftigen Verarbeitung eine Zweckänderung vorgenommen werden, werden Sie hierüber informiert, soweit hierzu eine gesetzliche Pflicht besteht. (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)