Jugendamt: Familienpass Malwettbewerb (Merkblatt zum Datenschutz)

Verantwortlicher laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Zwecke der Datenverarbeitung sind auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO wie folgt:

• Im Rahmen eines Presseaufrufs zum Erfurter Familienpass werden Erfurter Familien gebeten, zu einem festgelegten Thema selbstgemalte Bilder ihrer Kinder einzureichen. Bilder können per Online-Assistenten auf online-dienste.erfurt.de als auch per Post an das Jugendamt eingereicht werden. Die besten Bilder werden von einer Kinderjury ausgewählt und auf dem Titelbild des Erfurter Familienpasses abgedruckt. Im Familienpass werden Namen, Vornamen sowie Alter der Kinder genannt, deren Bilder ausgewählt wurden. Um alle Kinder wertzuschätzen, werden alle eingesandten Bilder auf erfurt.de in einer Bildergalerie veröffentlicht – auch hier mit Namen, Vornamen und Alter. Zur Bewerbung des Familienpasses wird in Flyern, Pressemitteilungen, Videos u.ä. auch auf die Namen, Vornamen und das Alter der Kinder verwiesen.

• Bilder, die per Post zugesendet werden und nicht für die Titelseite ausgewählt werden, sollen zur Flurgestaltung im Jugendamt und der nachgeordneten Einrichtungen verwendet werden oder innerhalb einer Ausstellung im Jugendamt oder in einer nachgeordneten Einrichtung gezeigt werden.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO) erfolgt auf Grundlage von:

• Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihres Kindes erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligungserklärung).

Eine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen findet auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO nicht statt.

Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO für die Dauer von:

• Name, Vorname und Alter der Kinder:
  • unbegrenzt, da diese Daten in der Printversion des Familienpasses abgedruckt und im Jugendamt und nachgeordneten Einrichtungen ausgehangen werden
  • unbegrenzte Darstellung aller eingesandten Zeichnungen auf erfurt.de mit Name, Vorname und Alter der Kinder
• Name und Vorname eines Sorgeberechtigten:
  • sofortige Löschung nach Information des/der Sorgeberechtigten, wofür das zugesandte Bild verwendet wird bzw. nach Zustellung der Einwilligungserklärung
• Anschrift eines Sorgeberechtigten:
  • sofortige Löschung nach Zustellung der schriftlichen Einwilligungserklärung (betrifft nur die Bürger, die den Postweg nutzen)
• E-Mail Adresse eines Sorgeberechtigten:
  • sofortige Löschung nach Benachrichtigung, wofür das gemalte Bild verwendet wird (ob es ausschließlich zur Internetdarstellung oder noch zu weiteren Veröffentlichungen kommt)
• Insgesamt wird sichergestellt, dass alle Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der unter Punkt 3. beschriebenen Zwecke erforderlich ist.

Die nachfolgenden Rechte bestehen auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung, sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von  dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer  besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung, sie betreffende personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DSGVO).

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu  erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DSGVO).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Daher haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling genutzt. (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)

Sollte im Rahmen einer zukünftigen Verarbeitung eine Zweckänderung vorgenommen werden, werden Sie hierüber informiert, soweit hierzu eine gesetzliche Pflicht besteht. (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)