Bürgeramt: Standesamt (Merkblatt zum Datenschutz)

Verantwortlicher laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich laut Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO:

Zwecke der Datenverarbeitung sind auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO wie folgt:

• Personenstandsrecht
• Namensänderungsrecht
• Staatsangehörigkeitsrecht
• Sachverhalte gemäß BGB und EGBGB
• Beurkundungswesen
• diverse internationale Abkommen

Das Standesamt erfasst Ihre Personenstandsdaten (u. a. Name, Geburtsdatum, Abstammung) in Registern und Akten. Auf dieser Grundlage werden Urkunden und Bescheinigungen ausgestellt sowie Auskünfte erteilt. Darüber hinaus werden Ihre Daten verarbeitet, soweit das für den Austritt aus einer Kirche, Religionsgemeinschaft oder weltanschaulichen Gemeinschaft erforderlich ist. Der Fachbereich Einbürgerung/Staatsangehörigkeitsangelegenheiten/öffentlich-rechtliche Namensänderung erfasst auf Grundlage der einschlägigen Gesetzlichkeiten Ihre persönlichen Daten/Angaben in Anträgen, anderen Dokumenten und Akten. Auf dieser Grundlage werden öffentliche Urkunden, Bescheide und andere Dokumente ausgestellt.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DSGVO) erfolgt auf Grundlage von:

• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auf der Grundlage von: PStG, PStV, BGB, EGBGB, FamFG, StAG, NamÄndG, zzgl. sämtlicher Verwaltungsvorschriften und Durchführungsbestimmungen, landesrechtliche Vorschriften vom Freistaat Thüringen, diverse internationale Regelungen, Art. 6 DSGVO (Aufzählung ist nicht abschließend)

Eine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen findet auf Grundlage von Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO statt.

Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO für die Dauer von:

Die standesamtlichen Personenstandsregister sind dauerhaft aufzubewahren. Sie sind zusammen mit den zugehörigen Akten je nach Art des personenstandsrechtlichen Vorgangs nach 30 (Sterbefälle), 80 (Eheschließungen/Lebenspartnerschaften) oder 110 Jahren (Geburten) dem Stadtarchiv zur Übernahme anzubieten.

Kopien der Kirchenaustrittsbescheinigungen werden durch das zuständige Standesamt jeweils zwei Jahre aufbewahrt und anschließend vernichtet (§ 3 Satz 3 Thüringer Verordnung zur Regelung des Verfahrens beim Austritt aus einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft oder Weltanschauungsgemeinschaft).

Einbürgerungsvorgänge werden dauerhaft aufbewahrt. Weitere Aktenbände werden gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen im Standesamt bzw. Stadtarchiv verwahrt (siehe auch Thüringer Richtlinie zur Aufbewahrung von Schriftgut).

Postalische, elektronische oder persönliche Anfragen werden nur so lange aufbewahrt bzw. gespeichert, wie sie zur Erfüllung der damit verbundenen Aufgabe erforderlich sind. Postalische und elektronische Urkundenanforderungen bzw. Auskunftsersuchen werden grundsätzlich urschriftlich an den Absender wieder zurückgeschickt.  

Die nachfolgenden Rechte bestehen auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung, sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von  dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer  besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung, sie betreffende personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DSGVO).

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu  erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DSGVO).

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie auf Grundlage von Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO) ist gesetzlich vorgeschrieben.

Sie sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Die Folgen Ihrer Nichtbereitstellung sind:

• zeitlich verzögerte Beurkundungen bzw. Ablehnung von Beurkundungen, Ablehnung von Einbürgerungsanträgen und anderen Anträgen im Bereich Staatsangehörigkeitswesen und öffentlich-rechtliche Namensänderung.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling genutzt. (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)

Sollte im Rahmen einer zukünftigen Verarbeitung eine Zweckänderung vorgenommen werden, werden Sie hierüber informiert, soweit hierzu eine gesetzliche Pflicht besteht. (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)