Öffentliche Stellenausschreibung: Assistent (m/w/d) Vorzimmer

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.

Das Amt für Brandschutz, Rettungsdienst und Katastrophenschutz der Landeshauptstadt Erfurt, in der rund 214.000 Menschen leben, sorgt mit mehr als 300 Mitarbeitern, etwa 750 ehrenamtlichen Feuerwehrleuten und Einsatzkräften der im Rettungsdienst eingebundenen Partner an zwei Feuerwachen und drei Rettungswachen für Sicherheit.

Das Aufgabengebiet umfasst die Führung des Amtsleitersekretariats sowie Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Amts- und Abteilungsleitung. Neben dem Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten, planen, koordinieren und überwachen Sie die Termine der Amtsleitung, organisieren den Besucherverkehr, sichten Sitzungsprotokolle und bereiten Unterlagen für Beratungen sowie Ausschuss- und Stadtratssitzungen auf. Darüber hinaus übernehmen Sie Teilaufgaben bei der Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) und sind für die Pflege von Daten und entsprechenden Datenstrukturen verantwortlich.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau oder als Notar- bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte/-r

Weiterhin wichtig sind uns:

• Kenntnisse der allgemeinen Verfahrensabläufe der Stadtverwaltung sowie verwaltungsinterne Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen innerhalb der Feuerwehr
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Standardsoftware und Bereitschaft zur Einarbeitung in die fachspezifische Software
• ein ausgeprägtes Planungs- und Organisationsverhalten sowie eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• eine selbständige Arbeitsweise und Initiative sowie die Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation und Informationsübermittlung

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Bewertung:

E 6 TVöD  (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

• Auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung (m/w/d) in der Sprache wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit in unserer Ausschreibung verzichtet.
• Die Stadt Erfurt sieht sich der Vielfalt verpflichtet, engagiert sich für Chancengleichheit und fördert Integration und Inklusion. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
• Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.
• Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
• Sollten keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung bestehen, sind die Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt zu senden. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Wir bitten um Beachtung der Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren" (www.erfurt.de/ef139794), sowie  "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren Ausbildung" (www.erfurt.de/ef139942) einsehbar sind.

Ihre Ansprechpartnerin im Personal- und Organisationsamt ist: Frau Heinz, Tel. 0361 655-1477