Öffentliche Stellenausschreibung: Assistent (m/w/d) Vorzimmer Abteilungsleitersekretariat

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und –erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Das Amt für Soziales der Landeshauptstadt Erfurt hat einen umfangreichen gesetzlichen Auftrag, welcher sich von existenzsichernder Leistungsgewährung bis zu vielfältigen Beratungs- und Unterstützungsleistungen erstreckt. Unser Anspruch ist es digital, modern, personen- sowie dienstleistungsorientiert Sozialdienstleistungen zu erbringen.  Wir laden Sie herzlich ein, sich in diese Prozesse einzubringen. Wir suchen engagierte, begeisterungsfähige Kolleginnen und Kollegen, welche die vielfältigen Aufgaben im Amt für Soziales aktiv mitgestalten möchten. Nutzen Sie Ihre Chance und bewerben Sie sich jetzt!

Das Aufgabengebiet umfasst das Führen des Abteilungsleitersekretariats sowie die Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Abteilungsleitung. Hierbei planen, koordinieren und überwachen Sie die Termine der Abteilungsleitung und organisieren den Besucherverkehr. Sie führen die Wiedervorlage, sind für die Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Abteilungsberatungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen und die Weiterleitung von Presseanfragen und Zuarbeiten für den Internetauftritt zuständig. Zudem koordinieren Sie die Beantwortung von Vorlagen im KSD, nehmen Aufgaben in Angelegenheiten der Personalverwaltung wahr, erteilen telefonische, mündliche und schriftliche Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu Erreichbarkeiten und Sprechzeiten der Abteilung und führen Schreib- und Büroarbeiten aus. Ferner sind Sie für die Vordruck- und Formularsachbearbeitung zuständig, erledigen notwendige Botendienste und vertreten andere Sekretariate im Amt für Soziales.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, vorzugsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder als Bürokaufmann/-frau

Weiterhin wichtig sind uns:

• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Kenntnisse der allgemeinen Verfahrensabläufe einer öffentlichen Verwaltung
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Standardsoftware und Bereitschaft zur Einarbeitung in die fachspezifische Software
• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• die Fähigkeit qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse zu erzielen, eine effiziente Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Planungs- und Organisationsverhalten, die Fähigkeit zur Zusammenarbeit und einem damit einhergehenden teamorientierten Arbeiten sowie eine sehr gute mündliche Ausdrucksweise

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Bewertung:

E 6 TVöD  (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

• Auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung (m/w/d) in der Sprache wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit in unserer Ausschreibung verzichtet.
• Die Stadt Erfurt sieht sich der Vielfalt verpflichtet, engagiert sich für Chancengleichheit und fördert Integration und Inklusion. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
• Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.
• Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
• Sollten keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung bestehen, sind die Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt zu senden. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Wir bitten um Beachtung der Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren" (www.erfurt.de/ef139794), sowie  "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren Ausbildung" (www.erfurt.de/ef139942) einsehbar sind.

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle wenden Sie sich an: Frau Adloff, Tel. 0361 655 6300

Ihre Ansprechpartnerin im Personal- und Organisationsamt ist: Frau Nitschke, Tel. 0361 655 2152