Öffentliche Stellenausschreibung: Assistent (m/w/d) im Vorzimmer des Oberbürgermeisters

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.

Das Aufgabengebiet umfasst die Führung des Sekretariats des Oberbürgermeisters. Sie planen, koordinieren und überwachen die Termine des Oberbürgermeisters, organisieren den Besucherverkehr und führen die Wiedervorlage. Die Erfassung und Weiterleitung von Bürger- und Presseanfragen gehören ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Ausführung allgemeiner Schreib- und Büroarbeiten. Darüber hinaus nehmen Sie Unterstützungsaufgaben für den Oberbürgermeister sowie die Mitarbeitenden des Bereiches Oberbürgermeister wahr. Hierzu zählen die Bearbeitung von Teilaufgaben bzgl. der Erarbeitung und Durchsetzung verwaltungsübergreifender Regelungen und verwaltungsorganisatorischer Angelegenheiten und im Zuge der Gremienarbeit der Verwaltungsleitung sowie die Absicherung von Repräsentationsaufgaben und die Erstellung von Info-Mappen. Weiterhin nehmen Sie Teilaufgaben im Rahmen der Bearbeitung der durch den Oberbürgermeister initiierten Angelegenheiten wahr und unterstützen die Referenten bei der Koordinierung entsprechender Vorlagen.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. der abgeschlossene Fortbildungslehrgang I (FL I) oder der Abschluss als Verwaltungsbetriebswirt/-in (VWA) bzw. Betriebswirt/-in (VWA) oder
• eine abgeschlossene geeignete kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau oder Wirtschaftskaufmann/-frau

und

• langjährige Berufserfahrung in der Organisation und Verwaltung des Büros von Führungskräften des Topmanagements

Weiterhin wichtig sind uns:

• einschlägige Verwaltungskenntnisse, insbesondere zum Aufbau und zur Funktionsweise der Stadtverwaltung sowie über politische, kulturelle und protokollarische Zusammenhänge
• Sicherheit in Orthografie und Grammatik sowie anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008
• praktische Erfahrungen in eigenverantwortlicher Büroleitung
• weitreichende Erfahrungen in Vor- und Nachbereitung von Gremien
• fundierte, praxisorientierte Kenntnisse und umfassende Anwendungssicherheit in der Standardsoftware und Bereitschaft zur Einarbeitung in die fachspezifische Software
• Diskretion und Vertraulichkeit
• Planungs- und Organisationskompetenz, eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative, ein gutes Informations- und Kommunikationsverhalten, Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit sowie Belastbarkeit

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Bewertung:

E 9a TVöD  (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

• Auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung (m/w/d) in der Sprache wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit in unserer Ausschreibung verzichtet.
• Die Stadt Erfurt sieht sich der Vielfalt verpflichtet, engagiert sich für Chancengleichheit und fördert Integration und Inklusion. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
• Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.
• Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
• Sollten keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung bestehen, sind die Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt zu senden. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Wir bitten um Beachtung der Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren" (www.erfurt.de/ef139794), sowie  "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren Ausbildung" (www.erfurt.de/ef139942) einsehbar sind.

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle wenden Sie sich an: Herrn Junge, Tel. 0361 655-1008

Ihre Ansprechpartnerin im Personal- und Organisationsamt ist: Frau Rether, Tel. 0361 655-1446