Öffentliche Stellenausschreibung: Assistent Vorzimmer (m/w/d) im Sekretariat des Stadtarchivs

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.

Die Kulturdirektion fördert und stärkt das kulturelle Leben der Landeshauptstadt Erfurt. Sie ist Betreiberin von Museen, Organisator von Märkten und Großveranstaltungen sowie durch das Stadtarchiv ein Akteur in der Gestaltung der Erinnerungskultur. Mit den zentralen Restaurierungswerkstätten und den Künstlerwerkstätten unterhält sie Orte, um kulturelles Erbe praktisch-handwerklich in die Zukunft zu führen. Die Kulturdirektion reicht Mittel der projektbasierten und institutionellen Kulturförderung aus. Mit ihrem agilen, dialogstarken und netzbasierten Arbeitsverständnis ist sie ein lebendiger und kreativer Kulturakteur der Landeshauptstadt Erfurt, im speziellen das Stadtarchiv Erfurt ist das größte und eines der ältesten Kommunalarchive in Thüringen. Es verwahrt faszinierende Bestände, die von der ältesten deutschsprachigen Urkunde aus dem Jahre 1183 (Judeneid) bis zu digitalen Unterlagen der Stadtverwaltung reichen. Hier sind ca. 5.000 lfm Schriftgut, 500.000 Bilder und 50.000 großformatige Archivalien aufbewahrt. Das Stadtarchiv setzt Standards und stellt sich neuen Herausforderungen wie der digitalen Langzeitarchivierung.

Das Aufgabengebiet umfasst die Führung des Sekretariats im Stadtarchiv Erfurt. Unter anderem planen, koordinieren und überwachen Sie dabei Termine und Wiedervorlagen. Anfallende Aufgaben im Rahmen der Personalverwaltung, wie das Führen von An- und Abwesenheitsnachweisen oder der Verwaltung und Ablage der Arbeitszeitkarten, gehören ebenso zu Ihrem täglichen Geschäft. Darüber hinaus sind Sie für die laufende Bearbeitung und Überwachung der Haushaltsstellen im Stadtarchiv zuständig. Neben der Vordruckverwaltung nehmen Sie zudem Unterstützungsleistungen im Zuge der Digitalisierung wahr.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder als Bürokauffrau/-mann

Weiterhin wichtig sind uns:

• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik sowie anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 und der Standard- und fachspezifischen Software
• einschlägige Verwaltungskenntnisse, insbesondere zum Aufbau und zur Funktionsweise der Stadtverwaltung
• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften des allgemeinen Verwaltungsrechts
• ein sehr gutes mündliches Ausdrucksvermögen, ein ausgeprägtes Planungs- und Organisationsverhalten, ein teamorientiertes Verhalten und gute Kompetenzen zur Zusammenarbeit, die Fähigkeit qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse zu erzielen sowie ein hohes Maß an Arbeitseffizienz

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Bewertung:

E 6 TVöD  (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

• Die Stadt Erfurt sieht sich der Vielfalt verpflichtet, engagiert sich für Chancengleichheit und fördert Integration und Inklusion. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
• Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.
• Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
• Sollten keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung bestehen, sind die Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt zu senden. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Wir bitten um Beachtung der Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren" (www.erfurt.de/ef139794), sowie  "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren Ausbildung" (www.erfurt.de/ef139942) einsehbar sind.

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle wenden Sie sich an: Herrn Lischewski, Tel. 0361 6551615

Ihre Ansprechpartnerin im Personalamt ist: Frau Schmidt, Tel. 0361 6552163