Öffentliche Stellenausschreibung: Assistent (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und –erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.

Das Garten- und Friedhofsamt ist das grüne Amt im Dezernat Bau und Verkehr. Wir gestalten und pflegen die öffentlichen Grünanlagen einschließlich der Friedhöfe.

Für das Büro des Amtsleiters als zentrale Anlaufstelle wird dringend Verstärkung benötigt, welche(r) die übergreifenden, wie auch die organisatorischen und administrativen Aufgaben zur Unterstützung wahrnimmt und damit für den reibungslosen Ablauf sorgt. Fühlen Sie sich angesprochen, dann sind genau Sie der/die Richtige.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere die Führung des Amtsleitersekretariats sowie die Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Amtsleitung, u.a. planen, koordinieren und überwachen Sie Termine für die Amtsleitung und stellen Unterlagen für Beratungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen zusammen. Ebenfalls erteilen Sie telefonische, mündliche und schriftliche Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu den Sprechzeiten. Zudem bestellen Sie Büromaterial, erfassen und verteilen den ein- und ausgehenden Schriftverkehr, führen Schreibarbeiten aus, fertigen Beratungsprotokolle bzw. –mitschriften an sowie koordinieren Sie Unterschriftsvorgänge und sonstige Zuarbeiten unter Berücksichtigung terminlicher Vorgaben. Weiterhin sind Sie im Rahmen der Berichterstattung zu den Bauprojekten für die Erledigungen des Projektschriftverkehrs sowie die Terminkoordination der Projekte innerhalb einer Projektorganisation zuständig.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau, Reiseverkehrskaufmann/-frau oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Weiterhin wichtig sind uns:

• Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise der Stadtverwaltung sowie zu verwaltungsinternen Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen
• anwendungsbereite Kenntnisse zur DIN 5008 sowie zur Standard- und fachspezifischen Software
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, gutes mündliches Ausdrucksvermögen, Planungs- und Organisationskompetenz, Teamfähigkeit, Arbeitseffizienz sowie qualitativ verwertbare Arbeitsergebnisse

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Bewertung:

E 6 TVöD  (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

• Die Stadt Erfurt sieht sich der Vielfalt verpflichtet, engagiert sich für Chancengleichheit und fördert Integration und Inklusion. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
• Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen.
• Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
• Sollten keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung bestehen, sind die Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt zu senden. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Wir bitten um Beachtung der Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren" (www.erfurt.de/ef139794), sowie  "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren Ausbildung" (www.erfurt.de/ef139942) einsehbar sind.

Ihre Ansprechpartnerin im Personalamt ist: Frau Burkhardt, Tel. 0361 655-1447